Vous êtes propriétaire d’un logement en copropriété.
Nous sommes heureux de vous compter parmi les copropriétaires LOFT ONE. Chaque jour, nos collaborateurs mettront tout en œuvre pour répondre à vos questions et assurer la bonne gestion de votre résidence.
C’est dans cet esprit que nous avons conçu ce guide. Destiné à vous permettre de vivre sereinement, il rassemble des informations utiles sur les règles de fonctionnement d’une copropriété.
En effet, chaque immeuble est unique mais tous doivent répondre à des exigences législatives précises régies, notamment par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967.
Ces deux textes fixent les dispositions applicables au sein de la copropriété, les modes de prises de décisions, l’organisation administrative et financière du syndicat des copropriétaires.
Nous vous invitons à prendre connaissance de ce guide et à le conserver.
Merci de la confiance que vous nous accordez et bonne lecture !
05 34 40 52 69
Du lundi au jeudi 9h à 13h et 14h à 17h
Le vendredi 9h à 12h30 et 14h à 16h
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Le vendredi 9h à 17h
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LOFT ONE
8 Boulevard Florence ARTHAUD CS 72073
31018 TOULOUSE CEDEX 2
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Le statut de la copropriété s’applique à tout immeuble ou groupe d’immeubles bâtis dont la propriété est répartie entre plusieurs personnes, les copropriétaires.
Chaque copropriétaire est propriétaire d’un lot comprenant une partie privative et une quote-part des parties communes.
Une copropriété est constituée dès lors que deux personnes au moins disposent d’un ou plusieurs lots au sein d’un immeuble.
Si une résidence est composée de plusieurs immeubles (ou bâtiments), le statut de la copropriété s’applique avant même que tous les bâtiments soient achevés. On ne peut en effet laisser des bâtiments habitables sans organisation.
Les propriétaires des lots non achevés deviennent membres du syndicat des copropriétaires au même titre que ceux dont le logement est terminé. Ils participent aux assemblées générales et règlent certaines charges.
Les parties privatives correspondent aux parties des bâtiments et des terrains réservées à l’usage exclusif d’un copropriétaire déterminé (cf. Loi du 10 juillet 1965, article 3), c’est-à-dire l’intérieur d’un logement et de ses dépendances (cave, cellier, balcon, box, jardin, garage, par exemple).
Les parties communes correspondent aux parties des bâtiments et des terrains affectées à l’usage de tous les copropriétaires ou de plusieurs d’entre eux (cf. Loi du 10 juillet 1965, article 3) comme les espaces verts, les halls d’entrées, les ascenseurs, les cages d’escaliers, etc.
Les parties communes sont une propriété indivise entre tous les copropriétaires réunis en un « syndicat des copropriétaires ».
La liste des parties réputées communes figure dans le règlement de copropriété. A défaut, cette liste est fixée par la loi.
Le règlement de copropriété est un document obligatoire établi par le promoteur au moment de la construction de l’immeuble, dans le respect des lois en vigueur.
Il définit les droits et les obligations de chaque copropriétaire ainsi que les règles de fonctionnement au sein de la copropriété. Il détermine également les parties privatives et les parties communes, leur destination et conditions d’utilisation, leur administration, le montant des charges ainsi que leur répartition entre les copropriétaires.
Le règlement de copropriété doit être :
• Publié par le notaire à la conservation des hypothèques (ainsi que les éventuels modificatifs apportés ultérieurement)
• Obligatoirement remis à l’acquéreur au moment de la vente, chez le notaire, par le promoteur ou l’ancien propriétaire.
En notre qualité de syndic de copropriété sur votre résidence, nous intervenons pour veiller à l’application et au respect de ce règlement.
Un état descriptif de division est intégré au règlement de copropriété. Ce document partage l’immeuble en lots numérotés. Chaque copropriétaire est propriétaire d’un ou plusieurs lots. A chaque lot est attaché un numéro recensé à la conservation des hypothèques, ainsi qu’une description de sa situation, sa consistance et sa quote-part des parties communes exprimée en millièmes ou en tantièmes.
Appelés également tantièmes, ils signifient qu’être propriétaire, c’est être propriétaire d’un lot – partie privative – auquel est attaché une quote-part de la propriété des parties communes (Exemple : Détenir 100 millièmes de copropriété, c’est comme en détenir 10%).
Le carnet d’entretien est un document créé par décret du 30 mai 2001. Toutes les copropriétés doivent en disposer.
Ce carnet d’entretien mentionne obligatoirement les informations suivantes :
• L’adresse de l’immeuble
• L’identité du syndic en exercice
• Les références des contrats d’assurance et leurs dates d’échéance
• L’année de réalisation de travaux importants avec identité de l’entreprise les ayant réalisés
• La référence des contrats d’assurance Dommages Ouvrage obligatoires en cours souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires
• Les références des contrats d’entretien et maintenance des équipements communs avec identité de l’entreprise et date d’échéance
• L’échéancier du programme pluri annuel de travaux éventuellement voté, le cas échéant, en assemblée générale
La loi du 10 juillet 1965 modifiée et son décret d’application, lui-même modifié, définit un mode de fonctionnement de la copropriété organisé autour de trois entités complémentaires :
• Le syndicat des copropriétaires réunissant l’ensemble des copropriétaires de la résidence autour de l’assemblée générale annuelle,
• Le syndic, organe exécutif désigné par l’assemblée générale des copropriétaires,
• Le conseil syndical, organe de contrôle et d’assistance du syndic, composé de copropriétaires et élu par les copropriétaires réunis lors de l’assemblée générale.
Le syndicat des copropriétaires est constitué de tous les copropriétaires sans exception. Il est une personne morale avec des droits et des obligations et peut de ce fait voir sa responsabilité engagée.
Son objet est d’administrer et d’assurer la conservation de l’immeuble ainsi que de préserver les intérêts collectifs des copropriétaires.
Le syndicat des copropriétaires a l’obligation de se réunir en assemblée générale au moins une fois par an, réunion à laquelle tous les copropriétaires sont convoqués pour s’exprimer et voter sur les points de l’ordre du jour qui leur est soumis et qu’ils contribuent à agrémenter.
Dans l’intérêt du syndicat et de la parfaite conservation de l’immeuble, la participation de chaque copropriétaire aux assemblées générales est indispensable. A défaut, l’envoi d’un pouvoir doit être systématiquement effectué (par courrier et non par télécopie).
Toute copropriété doit obligatoirement élire un syndic qui est à la fois l’exécutif de la copropriété, le gestionnaire et le mandataire du syndicat pour tous les actes de la vie de la copropriété.
Sa mission s’articule autour de 3 fonctions essentielles :
• Une fonction juridique :
o Respecter et faire respecter les textes régissant ou se rapportant à la copropriété (lois, décrets, arrêtés préfectoraux ou municipaux)
o Connaître les réglementations en vigueur relative au fonctionnement des biens d’équipements communs de la copropriété et veiller à leur conformité
o Tenir à jour la liste des copropriétaires
o Conserver les archives du syndicat
o Organiser les assemblées générales
o Représenter le syndicat des copropriétaires
• Une fonction comptable :
o Tenir la comptabilité du syndicat des copropriétaires
o Elaborer le budget prévisionnel de la copropriété voté en assemblée générale et veiller à son respect
o Prévoir la création d’un fonds de roulement ou avance permanente de trésorerie permettant au syndic de régler les dépenses
o Demander le versement d’une provision pour charges demandée sous forme d’appels de fonds (cf. Chapitre relatif aux charges de copropriété)
• Une fonction technique :
o Remplir son devoir de conseil
o Exécuter les décisions prises par l’assemblée générale des copropriétaires
o Commander et réceptionner les travaux votés lors de l’assemblée générale
o Négocier avec les entreprises intervenant sur les copropriétés
Pour mener à bien notre mission, nous visitons régulièrement votre résidence. Nos remarques et suggestions sont ensuite étudiées lors des conseils syndicaux et des assemblées générales.
Le syndic est l’organe exécutif du syndicat des copropriétaires, choisi par lui à la majorité, il est son mandataire dans tous les actes de la vie de la copropriété.
Le syndic a pour mission, fixée par la loi, d’exécuter les décisions prises par l’assemblée générale, d’administrer la copropriété, de tenir la comptabilité du syndicat et de représenter le syndicat des copropriétaires.
Le syndic est responsable de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée et doit rendre des comptes lors de chaque assemblée générale.
En effet, le syndic est nommé par l’assemblée générale des copropriétaires sauf lors de la création de la copropriété où il peut être nommé par le règlement de copropriété en qualité de syndic provisoire. A défaut de nomination d’un syndic par l’assemblée générale, le juge du Tribunal de Grande Instance désigne un syndic judiciaire pour administrer la copropriété dans l’attente de la nomination d’un nouveau syndic.
Le syndic est lié au syndicat des copropriétaires par un contrat, soumis aux copropriétaires lors de chaque élection. Le contrat du syndic doit contenir :
• Sa durée
• Sa date de prise d’effet
• Les éléments de rémunération
• Les conditions d’exécution de sa mission.
La durée du mandat est fixée par l’assemblée générale dans la limite de trois ans. Cette durée est ramenée à un an dans le cas où le syndic, son conjoint, leurs employés, parents ou alliés jusqu’au 3ème degré ont directement ou indirectement participé à la construction de l’immeuble (cette réserve est valable pendant les dix premières années après la réception de l’immeuble).
La loi du 10 juillet 1965 (article 21) impose l’instauration d’une entité plus restreinte : Le conseil syndical.
Cette entité est composée de copropriétaires, élus par l’assemblée générale selon les modalités fixées par le règlement de copropriété (à défaut par l’assemblée générale) et non rémunérés.
Leur nombre, fixé par le règlement ne peut être modifié (sauf décision d’assemblée générale entraînant une modification du règlement de copropriété).
Le syndic, son conjoint, ses ascendants ou descendants et ses employés en sont exclus, même s’ils sont copropriétaires.
La durée des fonctions de membre du conseil syndical est limitée à trois années renouvelables, une durée plus courte pouvant être décidée en assemblée générale.
L’assemblée générale peut à tout moment révoquer un ou plusieurs membres du conseil syndical en statuant à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
Le conseil syndical est organisé autour de son président qui doit veiller à son fonctionnement et à la tenue de ses réunions.
Le règlement de copropriété détermine normalement les règles de fonctionnement du conseil syndical (nombre de membres, périodicité des réunions, etc.).
Le rôle du conseil syndical est d’assister le syndic dans sa mission, de contrôler sa gestion et la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Dans le cadre de cette mission, il lui est possible de se faire assister par un professionnel extérieur à la copropriété pour obtenir les conseils qu’il estime nécessaires.
Le conseil Syndical n’a aucune personnalité juridique, il n’a donc ni pouvoir de décision ni capacité à participer à une action en justice.
Ses membres sont obligatoirement consultés par le syndic :
• Lors de la passation de marchés ou de contrats dont le montant dépasse le plafond voté en assemblée générale,
• En cas de travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble et nécessitant de demander un acompte provisionnel auprès des copropriétaires
Le conseil syndical est en fait le représentant de la copropriété auprès du syndic. Il peut accéder à tous les documents comptables tout au long de l’année et sert de courroie de transmission entre les copropriétaires et le syndic. Il est normalement appelé à donner son avis sur toutes les questions relatives à la copropriété lorsqu’il est sollicité ou qu’il l’estime nécessaire.
Dans ce cadre-là, chaque année, il doit rendre compte de sa mission devant l’assemblée générale des copropriétaires.
L’assemblée générale est l’instance décisionnaire du syndicat des copropriétaires. Elle est souveraine pour prendre les décisions relatives à la vie de la résidence.
L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an à l’initiative du syndic. Ce dernier peut également convoquer toute assemblée générale extraordinaire chaque fois qu’il l’estime nécessaire.
L’assemblée générale est appelée à débattre de sujets et à procéder à des votes soumis à des majorités imposées par la loi.
La convocation à l’assemblée générale doit obligatoirement se faire par écrit, avec envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, par voie d’émargement ou par télécopie avec bordereau d’accusé de réception. Elle doit être envoyée, sauf urgence, au moins 21 jours avant la date de réunion (point de départ du délai fixé au lendemain du jour de la première présentation de la lettre au destinataire).
La convocation contient le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi qu’un ordre du jour établi par le syndic.
En votre qualité de copropriétaire, vous pouvez demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Pour cela, vous devez le notifier au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception à tout moment de l’année, hormis dans l’intervalle entre l’envoi de la convocation et le jour de la réunion.
Chaque point inscrit à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale fait l’objet d’un vote dont les modalités varient suivant la nature du thème abordé.
• Majorité relative de l’article 24 : C’est la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés le jour de l’assemblée générale (majorité des voix exprimées, déduction faite des voix des abstentionnistes et de ceux qui n’ont pas pris part au vote
- Exemple : 351 millièmes si 700 millièmes sont présents ou représentés). Cette majorité s’utilise pour prendre l’ensemble des décisions de la vie courante de la copropriété.
• Majorité absolue de l’article 25 : C’est la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (Exemple : 501 / 1 000 millièmes quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou représentés). Cet article fixe de façon très précise les cas dans lesquels il doit être utilisé (Cf. élection du syndic et du conseil syndical, délégation de pouvoir, etc.).
• Majorité de l’article 25-1 : Lorsqu’une résolution n’a pas recueillie la majorité requise de l’article 25, deux solutions se présentent :
o Le projet a recueilli plus d’un tiers des voix de tous les copropriétaires et l’assemblée générale peut alors se prononcer par un second vote simultané à la majorité de l’article 24 pendant la même réunion.
o Dans le cas contraire, une nouvelle assemblée générale qui délibérera à la majorité de l’article 24 pourra être convoquée sous un délai maximal de trois mois.
• Majorité de l’article 26 : Il s’agit de la double majorité qui nécessite le vote de la majorité des membres du syndicat des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix de tous les copropriétaires (dont les absents non représentés) et la moitié des copropriétaires de toute la copropriété.
Etre présent à une assemblée générale est un acte important. Cela engage votre responsabilité de copropriétaire. Si vous ne pouvez être présent, vous pouvez vous faire représenter à l’aide du pouvoir joint à la convocation. Vous serez ainsi informé des points débattus et pourrez participer au vote de décisions.
En effet, certains travaux ne peuvent être effectués si les majorités requises ne sont pas atteintes par absence de propriétaires à l’assemblée générale.
Après chaque assemblée générale, nous rédigeons un procès verbal. Ce document est transmis par voie postale à chaque copropriétaire. Il s’agit d’une pièce essentielle dans la vie de la copropriété car elle authentifie les débats.
Pour fonctionner, une copropriété a besoin de versements de provisions (= avances) effectués par les copropriétaires auprès du syndic. Le paiement des charges est donc une obligation et le syndic doit veiller à leur recouvrement.
Il existe deux catégorise de charges :
• Les charges générales dites charges communes générales auxquelles tous les copropriétaires participent sans exception. Elles concernent la conservation, l’entretien et l’administration de l’immeuble. Elles sont réparties en fonction de la valeur relative du lot, définie dans le règlement de copropriété sous forme de tantièmes également appelés millièmes de copropriété.
• Les charges spéciales relatives aux éléments d’équipement communs et aux services collectifs qui sont réparties en fonction du critère d’utilité. L’utilité doit être considérée selon la possibilité d’usage et non pas selon l’usage effectif de l’élément d’équipement commun en question par les copropriétaires ou les occupants.
La loi distingue également :
• Les charges récupérables auprès de votre locataire : Electricité, eaux des parties communes, entretien des ascenseurs, du portail, menues réparations, etc.
• Les frais à la charge du propriétaire : Assurance de la copropriété, honoraires et frais administratifs du syndic, gros travaux, achats de matériel, etc.
Le règlement de votre copropriété fixe les différentes catégories de charges auxquelles vous devez contribuer.
En vertu de l’article 35 du décret du 17 mars 1967, vous recevrez chaque année 4 appels de fonds (1 par trimestre) correspondant au règlement des provisions sur charges.
Ces provisions sont calculées en fonction du budget prévisionnel voté en assemblée générale et sont exigibles le premier jour de chaque trimestre.
Mensuellement, votre locataire vous remboursera sa quote-part avec le règlement de son loyer.
En notre qualité de syndic, nous sommes tenus de produire les pièces justificatives de ces dépenses pour l’exercice écoulé en vertu de l’article 11 du décret du 17 mars 1967.
Les travaux votés en assemblée générale ne sont pas inclus dans le budget prévisionnel et font l’objet d’un appel de fonds séparé, exclusivement dédié aux travaux en question.
Pour recouvrer les sommes dues au titre des appels de charges, nous pouvons engager toute action judiciaire sans autorisation de l’assemblée générale (sauf saisie immobilière).
Dans le cadre de notre gestion, nous pouvons également appeler en sus des appels de fonds trimestriels une avance de trésorerie permanente dont le montant ne peut excéder 1/6ème du budget prévisionnel.
Ces provisions sur charges font l’objet d’une régularisation lors de l’approbation des comptes de la résidence par les copropriétaires.
La régularisation de charges consiste, une fois par an, à calculer la différence entre le montant des dépenses réelles de l’année écoulée et le montant des provisions que votre locataire et vous-mêmes avez acquittées.
A cette occasion, un courrier contenant le détail du calcul (détail de charges) vous sera adressé par notre service Gestion.
A l’issue de cette régularisation, deux cas peuvent se présenter :
1. Les charges provisionnelles sont supérieures aux dépenses réelles : Dans ce cas, notre service Gestion créditera votre compte de la différence. Cette somme viendra en déduction de vos futurs appels de fonds.
2. Les charges provisionnelles sont inférieures aux dépenses réelles : Dans ce cas, notre service Gestion vous demandera d’acquitter le complément lors du règlement de votre prochain appel de fonds.
Pour toutes questions relatives au règlement de vos appels de fonds, contactez notre service Comptabilité Syndic.
La vie au sein d’une copropriété est régie par un règlement écrit et communiqué à l’ensemble des copropriétaires.
Ce document définit les règles de fonctionnement de la copropriété ainsi que les droits et obligations des copropriétaires.
En votre qualité de copropriétaire, vous êtes tenu de respecter le règlement de copropriété.
Vous êtes libre d’user de vos parties privatives comme il vous semble à la seule condition de ne pas porter atteinte aux droits des autres copropriétaires ni à la destination ou l’harmonie de l’immeuble, par exemple :
• Vous ne pouvez pas appuyer une terrasse sur un mur commun
• Vous ne pouvez pas vous approprier une partie du palier qui dessert votre appartement
• Vous ne pouvez modifier la distribution intérieure de votre logement que dans la mesure où ces travaux ne portent pas atteinte à la solidité de l'immeuble et n'affectent pas les parties communes extérieures et sous réserve de l’accord de l’assemblée générale
Dans le cadre de la vie en communauté, chacun doit respecter son voisinage et le faire respecter à ses proches ou ses invités.
Vous êtes responsable devant les tribunaux des troubles générés par votre locataire.
A titre informatif et préventif, nous remettons à chaque locataire, lors de son entrée dans les lieux, les extraits du règlement de copropriété concernant la jouissance et l’usage des parties privatives et communes et la destination de l’immeuble.
Il peut arriver que certaines parties communes fassent l'objet d'une jouissance exclusive. Elle peut s’apparenter à un droit privatif au profit d'un ou plusieurs copropriétaires. (Ex : une terrasse ou un jardin).
Un droit de jouissance privatif n'équivaut pas à un droit de propriété. Il comporte des limites qu'il convient de ne pas dépasser. Pour exemple, vous ne pouvez pas édifier une construction sur une terrasse ou dans un jardin sans l'accord de l'assemblée générale. De la même manière, il est interdit de clôturer ce dernier sans respecter les règles édictées par le règlement de copropriété ou l’assemblée générale.
Accès de la résidence
Clôtures | TELPASS | Ventouses E.M. |
Portail automatique | VIGIK | Vidéophone |
Parkings extérieurs | Digicode | |
Interphone | Télécommandes |
Extérieurs
Espaces verts | Piscine | Câble |
Aire conteneurs | Tennis | Equipement TNT |
Eclairage extérieur | Antenne hertzienne | |
Aire de jeux | Antenne parabolique | Type de couverture |
Sécurité de la résidence
Alarme ascenseur | Extincteurs | Extracteurs |
Gardien - concierge | Portes coupe-feu | Blocs de secours |
Employé(e) d'immeuble | Détection incendie | Colonne sèche |
Télésurveillance | Trappes de désenfumage | Sprinklers |
Equipements techniques
Ascenseur | Climatisation | V.M.C.(Ventilation Mécanique Contrôlée) |
Monte-charge | Surpresseur | Groupe électrogène |
Horloge automatique | Pompe de relevage | Colonne sèche |
Colonne de terre | Vide-ordures |
Réseau fluides
Compteurs eau froide | Eau froide collective | Type d'énergie chauffage |
Compteurs eau chaude | Eau chaude collective | Contrat robinetterie |
Compteurs calorifiques | Sous station de chauffage | Conduits de cheminée |
Chauffage collectif |